La gestion des notes de frais

Les frais professionnels sont des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi du salarié, que celui-ci réalise dans le cadre l’accomplissement de son travail. Elles sont établies :

  • soit sous forme de dépenses réellement engagées.
  • soit sous forme d’allocations forfaitaires à condition qu’elles n’excèdent pas certains montants fixés par l’arrêté.

Toutefois, certaines dépenses ne peuvent être indemnisées que sur la base réelle d’engagement des frais :

  • Les frais supportés par le travailleur salarié ou assimilé se trouvant en situation de télétravail.
  • Les frais engagés par le travailleur salarié ou assimilé pour l’utilisation professionnelle d’outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication.
  • Les frais de déménagement engagés par votre salarié dans le cadre de la mobilité professionnelle.
  • Les frais exposés par les salariés des entreprises françaises, détachés à l’étranger, et des sociétés étrangères, détachés en France.
  • Les frais engagés par les salariés envoyés en mission temporaire ou mutés de la métropole vers les départements d’outre mer, les territoires français outre mer ou inversement et de l’un de ces territoires vers un autre.

Législation sur le remboursement des frais.
Attention : il faut particulièrement veiller à bien respecter ce que dit la loi en matière de remboursement des frais professionnels. Consultez cet article plutôt bien fait en la matière. Car l’URSSAF veille au grain et vous serez redressé en cas de non respect.


Ne peuvent bénéficier du forfait :

  • Les gérants minoritaires ou égalitaires de SARL et de Société d’exercice libéral à responsabilité limitée.
  • Les PDG de SA et de sociétés d’exercice libéral à forme anonyme.
  • Les présidents et dirigeants des sociétés par actions simplifiée.

 

Il incombe à l’employeur de justifier de l’utilisation effective des indemnités pour frais professionnels conformément à leur objet pour pouvoir prétendre à l’exonération des cotisations sociales.
 

Logiciel pour notes de frais