Fiches de posteLes fiches de poste et fiches de fonction

Les fiches de poste constituent les éléments clef de la GPEC. Elles sont le répertoire des tâches, missions rôles, responsabilités et compétences de chacun.

 

 

 

Utiliser les fiches de poste ou fiches de fonction

Définissons d’abord ce que nous entendons par fiche de poste ou fiche de fonction. La fiche de fonction regroupe un certain nombre d’éléments propres à la fonction et applicables à toutes les personnes qui occupent cette même fonction dans l’entreprise.

Sur ce même fiches se retrouvent fréquemment :
– Le descriptif du poste
– l’activité
– Les tâches
– Les connaissances
– Les compétences
– Le niveau nécessaire
– Les relations hiérarchiques
– Les postes passerelles vers lesquels peut déboucher la fonction.

La fiche de poste est constituée des éléments de base de la fiche de fonction à laquelle s’ajoute les particularités liées au poste. Ceci peut être dû à la localisation du poste, au rythme de travail ou à la culture de l’entreprise ou du site.

Ces fiches de poste existent souvent dans l’entreprise. Elles seront donc le premier élément de la GPEC. Si elles n’existent pas, vous pouvez toujours vous inspirer de celles conçues par l’observatoire des métiers et compétences de votre branche, quitte à les adapter à votre entreprise.

Dématérialiser les fiches de poste

Ces fiches doivent être complètes mais claires. Elles sont en effet souvent le premier lien entre votre entreprise et un candidat pour un recrutement. Elles doivent donc être suffisamment attractives.
Pensez également qu’une  fiche de poste peut évoluer dans le temps. Si votre SIRH ne les génère pas ou si vous stocker ces fiches sous forme de fichiers Word ou Excel, à chaque modification il faudra penser à faire la mise à jour dans votre SIRH.
De même si dans votre logiciel GPEC vous décidez de changer un référentiel lié à une fonction il conviendra d’ajuster votre fiche de poste. Le plus simple (comme le propose le logiciel RH de ServicesRhonline) est donc que les fonctions soient  enregistrées dans votre SIRH et que celui-ci génère les fiches à la volée. Ainsi une modification apportée sur le SIRH se répercutera dans l’ensemble des modules utilisant cette fiche de poste.

 

Définition des activités

Attention toutefois de ne pas trop alourdir la tâche de création ou d’adaptation de ces fiches. Évitez les redondances inutiles entre missions, activités et tâches. Gardez toujours à l’esprit qu’une fiche fonction doit être simple à lire et compréhensible de tous. Ces fiches sont le support indispensable à la GPEC et/ou aux entretiens tant professionnels que d’évaluation ainsi que du recrutement.

 

Corrélations entre activités et compétences

Lorsque l’on se pose la question de la définition des compétences requises pour un poste, on peut certes interroger le manager hiérarchique ou les personnes occupant cette même fonction. Mais le plus simple pour définir les compétences liées à une fonction reste encore de regarder quelles sont les tâches à réaliser. A chaque tâche doit correspondre une compétence. Par exemple si l’on dit dans la liste des tâches que la fonction nécessite l’organisation des plannings des collaborateurs, il devrait y avoir une compétence qui pourrait s’intituler « gestion des plannings « .

 

L’avis de l’expert :
N’alourdissez pas trop les fiches de poste. Elles doivent rester concises pour être claires et sans ambiguïté. Détailler une tâche requise ne veut pas dire décrire la tâche sous tous les angles et toutes les coutures.

Les articles et conseils de notre dossier spécial : GPEC
(Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences)